Dojrzałe organizacje coraz więcej uwagi poświęcają analizie procesów biznesowych. Wiele spośród nich pochłania sporo czasu i nakładów. Automatyzacja i robotyzacja daje możliwość uproszczenia i przyspieszenia wielu powtarzalnych działań. Dzięki temu firmy uwalniają dodatkowy potencjał, który mogą wykorzystać do kreowania przewagi rynkowej nad konkurentami.

Cały czas najszybciej efekty osiąga się przy automatyzacji twardych procesów księgowych i związanych z zarządzaniem kadrami. Jednak przestrzeni do optymalizacji jest więcej. Wydaje się, że automatyzacja procesów to temat wyłącznie dla firm o ugruntowanej pozycji, jednak okazuje się, że coraz częściej dobra organizacja twardych procesów jest też elementem ograniczania kosztów operacyjnych w startupach.

Procesy, które trudno wyobrazić sobie dziś bez aplikacji do automatyzacji zadań to m.in.: analiza przepływów finansowych, księgowość, komunikacja z klientem, logistyka, sprzedaż i marketing. Duży wpływ na sukces w optymalizowaniu różnego rodzaju operacji ma współpraca z partnerem doświadczonym w tym zakresie. Warto pamiętać, że jest to proces ciągły. Długoterminowo najlepszy efekt przynosi stały monitoring istniejącej infrastruktury procesowej i jej modyfikowanie. Dobrze jest być świadomym tego, że potrzeby w tym zakresie mogą zmieniać się w czasie i wraz z rozwojem biznesu.

Jak zdefiniować proces biznesowy?

Proces biznesowy to zespół zadań i czynności, jakie trzeba wykonać, aby osiągnąć określony efekt. Wszyscy codziennie realizujemy różne procesy biznesowe i współpracujemy z osobami, które są zaangażowane w szereg powiązanych procesów, których realizacja jest istotna z punktu widzenia założonych celów organizacji. Zdefiniowanie poszczególnych procesów i ich składowych jest więc podstawą do tego, by zaproponować rozwiązanie innowacyjne, które umożliwi automatyzację kolejnych działań.

Analiza procesów biznesowych to dość skomplikowane zadanie. Żeby znaleźć obszary do optymalizacji, konieczna jest kompleksowa wiedza na temat określonych zagadnień oraz na temat poszczególnych narzędzi, które są wykorzystywane do realizacji kolejnych zadań. Sporo zależy od tego, jak bardzo złożony jest dany proces i od faktu, czy można go w pełni zautomatyzować, czy konieczne jest zachowanie na drodze do celu punktów kontrolnych, w których będzie musiał się zaangażować człowiek.

Zobacz także: W jakich branżach możliwa jest automatyzacja procesów biznesowych?

Analiza polega na badaniu przepływu i wizualizacji workflow oraz punktów kontrolnych i poziomu dostępu do informacji, jaki jest potrzebny poszczególnym użytkownikom na danym etapie realizacji zadań. Jak wiadomo angażowanie użytkowników i zakres dostępnych informacji, wynika z funkcji jaką pełnią oni w organizacji. Aby dobrze zrozumieć proces jako taki, warto korzystać ze sprawdzonych narzędzi do modelowania biznesowego. Dzięki nim łatwiej jest zobrazować proces, wytłumaczyć reguły i zasady postępowania w określonych scenariuszach, nadać odpowiednie wagi informacjom. Analiza procesu biznesowego to jeden z ważniejszych modułów dobrych platform do automatyzacji biznesowej. Stały monitoring już po wdrożeniu zmian, z czasem może wskazać kolejne obszary do optymalizacji.

Co to jest automatyzacja i czym różni się BPA i RPA?

W rozważaniach na temat automatyzacji procesów biznesowych funkcjonują dwa terminy – BPA (Bussines Proces Automation) i RPA (Robotic Proces Automation).

BPA to szeroko pojęta transformacja cyfrowa procesów biznesowych. Nikogo już dziś nie dziwi, że taki proces wymaga zastosowania szeregu różnych aplikacji, które automatyzują poszczególne operacje.

Organizacje korzystają często z różnych rozwiązań np. do księgowości, zarządzania zasobami ludzkimi czy sprzedażą. Wiele narzędzi do automatyzacji stosuje się także w marketingu. Automatyzacja to także integracja aplikacji wykorzystywanych w firmie. Wdrożenie nowych technologii, w tym wirtualnych robotów korzystających ze sztucznej inteligencji otworzyło kolejne możliwości do optymalizowania nawet zdigitalizowanych procesów.

Zobacz także: Czy automatyzacja zabiera miejsca pracy?

RPA to niejako dziedzina zależna od BPA, która koncentruje się na wykorzystaniu najnowszych rozwiązań technologicznych w celu integrowania firmowych aplikacji oraz systemów, którymi dysponuje przedsiębiorstwo z aplikacjami dostawców niektórych usług. Można powiedzieć, że digitalizacja procesów biznesowych jest już dość zaawansowana i największym wyzwaniem staje się uporządkowanie bezpiecznego obiegu informacji pomiędzy wszystkimi wykorzystywanymi aplikacjami w firmowym systemie cyfrowym.

Jak się dzisiaj robi automatyzację?

Jest wiele sposobów. Można postawić na indywidualny development i stworzyć od podstaw integralną cyfrową infrastrukturę biznesową, ale byłoby to drogie i czasochłonne. Poza tym większość procesów w istniejących przedsiębiorstwach przeszła transformację cyfrową. Dlatego lepiej jest korzystać z opracowanych już wirtualnych robotów, które dają możliwość skutecznego i bezpiecznego integrowania popularnych aplikacji i systemów biznesowych. Oprócz samej integracji jest jeszcze możliwość modyfikowania botów adekwatnie do potrzeb wynikających z unikalnej specyfiki procesu w danej organizacji. Dobrym przykładem, który pokazuje, dlaczego możliwość dostosowania robotów jest ważna, wydaje się księgowość. Wszystkie firmy ją prowadzą, ale reguły wewnętrzne, w tym sposób obiegu dokumentów i informacji oraz akceptowania choćby wydatków może się różnić.

Na rynku dostępnych jest szereg narzędzi, które powstały z myślą o automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych. Obsługa niektórych z nich nie wymaga nawet umiejętności kodowania, co umożliwia pracę nad procesem w zespole specjalistów zaangażowanych w jego codzienną realizację.

Najważniejsze informacje
Jakie procesy w firmie można zautomatyzować?
Tytuł artykułu
Jakie procesy w firmie można zautomatyzować?
Treść
Dojrzałe organizacje coraz więcej uwagi poświęcają analizie procesów biznesowych. Wiele spośród nich pochłania sporo czasu i nakładów. Automatyzacja i robotyzacja daje możliwość uproszczenia i przyspieszenia wielu powtarzalnych działań.
Autor
Firma publikująca
Automatyzacja PLUS
Logo firmy

Zostaw komentarz